關于印發(fā)《廣西工程職業(yè)學院各二級學院、各部門辦公室管理規(guī)定》的通知

桂工程院〔2020〕26號

校屬各單位：

　　現(xiàn)將《廣西工程職業(yè)學院各二級學院、各部門辦公室管理規(guī)定》，印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　                                                                 廣西工程職業(yè)學院

　　                                                                  2020年8月17日

　　廣西工程職業(yè)學院各二級學院、各部門辦公室管理規(guī)定

　　為加強和規(guī)范學校各二級學院、各部門辦公室管理，改進工作作風，增強服務意識、質量意識和責任意識，樹立良好的辦公室形象，提高辦公效率，保證各項工作有序、高效運行，結合學校實際，特制定本規(guī)定。

　　第一條 辦公室工作人員要認真貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，遵守國家法律法規(guī)和學校各項規(guī)章制度，不利用工作或職務之便為自己或親屬謀取私利。

　　第二條 明確工作職責，依照工作職責開展工作，保證辦公室各項工作有效開展。

　　第三條 尊重領導，尊重同事，工作主動熱情、細致周到、團結協(xié)作，互幫互助、齊心協(xié)力開展辦公室各項工作。

　　第四條 加強學習，嚴格考核。辦公室工作人員應不斷加強自身的政治業(yè)務學習，不斷提高思想政治素質和業(yè)務水平。辦公室工作人員一般性日常考核由本辦公室負責人負責管理，總體考核由學校黨委組織部、人力資源處依照學校人事考核制度組織實施。

　　第五條 遵守辦公室工作人員日常行為規(guī)范。

　　(一)儀表規(guī)范

　　1.要注意自身形象，要求服飾規(guī)范，儀表大方，不著奇裝異服，不著吊帶、背心、超短裙等上班；

　　2.注意個人衛(wèi)生，衣帽整潔、儀容端莊、大方，充滿自信。

　　(二)語言規(guī)范

　　1.工作期間使用普通話交流，注意用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩；言談要文雅、大方，嚴禁講粗言穢語；說話時要態(tài)度誠懇，面帶微笑；

　　2.常用交往語言：您好，早上好，晚上好，再見，請問，請您，謝謝，勞駕，對不起，打擾您，請稍侯，請登記，我馬上聯(lián)系，請放心，請諒解等。

　　(三)電話接待規(guī)范

　　1.電話鈴響時應盡快接聽，通話時先問候；

　　2.正確、迅速、謹慎地進行來電處理。對方講述時要留心聽，未聽清時及時告知對方，清楚對方的意圖和需要；要編制接聽電話記錄本，重要電話應做好接聽記錄，對自己不能處理的電話要坦白告知并及時交給能處理的人；

　　3.通話要簡明扼要，不得在電話中聊天；

　　4.接聽電話時，如果有人走進辦公室，應點頭致意，不得置之不理;通話結束時，應禮貌道別，等對方掛下電話后輕輕放下手柄。

　　(四)來訪接待規(guī)范

　　1.遇有外來來訪人員進入辦公區(qū)域時，應主動禮貌問詢具體事宜，轉告相關部門負責接待；

　　2.接待來訪要認真負責、熱情周到、不卑不亢、言行得體，嚴守機密；

　　3.接待來訪時語言表達要清楚，交談多用敬語，不因語言造成誤解；

　　4.根據(jù)學校有關規(guī)定對來訪人的要求進行處理或回復。

　　5.待人接物要講文明禮貌。對其他部門和外來人員要熱情接待，態(tài)度和藹，能辦的事情不推諉，不能辦的事情要耐心解釋。

　　(五)辦公紀律規(guī)范

　　1.上班須佩帶?；栈蛐Ｅ?，憑?；栈蛐Ｅ七M出校門；不得隨意出借、轉讓、制作或出售校徽、校牌，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)學校將給予嚴肅處理。

　　2.嚴格遵守學?？记谥贫群妥嘀贫?。上班時間應堅守崗位，按時上下班，不能無故離崗、串崗，不得遲到、早退、缺勤、曠工。凡因事、因病不能到崗者，必須履行請假手續(xù)，寫明請假事由，經(jīng)批準后方可離開。無故不到崗或到崗后(打卡后)擅離崗位者，按曠工處理。

　　3.保持良好的工作秩序。不得在辦公室內打鬧、喧嘩、閑聊、吃零食，不得在上班時間上網(wǎng)聊天、玩手機、玩游戲、網(wǎng)購、網(wǎng)售、炒股、瀏覽與工作無關的網(wǎng)頁，不得在上班時間做其他與工作無關的事情，確保辦公環(huán)境安靜有序。

　　4.不得因私事長期占用辦公電話，不能因私事長期使用個人手機電話聊天。

　　5.辦公室門口應按規(guī)定懸掛去向牌，去向牌要隨時記錄和更新辦公室人員的去向。辦公室人員外出辦事前須向院部負責人報告外出事由、外出時間及預計完成時間，得到允許后方可外出。事情辦理完成后要按時返崗上班。因私事外出的，需按程序辦理請假手續(xù)。

　　6.無工作需要不得進入學校領導辦公室、會議室、接待室。

　　7.每天工作時間開始前和下班后，應做好個人工作區(qū)內的衛(wèi)生保潔工作，保持物品擺放整齊，桌面清潔，離開辦公室時應將辦公椅隨手歸位。

　　8.注意辦公室安全，最后離開辦公室的人員應檢查門窗、水電、辦公設備電源等的關閉情況。

　　9.辦公區(qū)域禁止吸煙，吸煙應到規(guī)定的區(qū)域或者衛(wèi)生間、戶外等。

　　10.厲行節(jié)約，反對浪費，從“節(jié)約一滴水、珍惜一度電、節(jié)省一張紙、不浪費一粒糧、不亂花一分錢”做起，從小事做起，節(jié)能降耗。

　　第六條 加強辦公室資產(chǎn)管理。

　　(一)各辦公室工作人員均有保護辦公各類設備、用品、財產(chǎn)安全及按規(guī)定管理和操作的義務，要愛護公物，注意防火、防水、防盜、防丟失及防人為損壞。凡人為損壞或人為造成丟失的，按照“誰使用、誰負責”的原則，由個人承擔責任，負責維修或賠償。行政辦公電腦、復印機等由專人負責操作、維護和管理。工作人員下班后或長時間離開辦公室時，應注意關門、關窗、關燈、關機及切斷設備電源。由于通電時間過長導致設備損壞的由設備使用人負責賠償。

　　(二)下班時，辦公室所有的電腦顯示器、打印機、復印機等須整齊披蓋上防塵罩或防塵布。

　　(三)辦公室閑置電腦、打印機、桌椅等須主動歸還到歸口部門，由歸口部門統(tǒng)一管理和調配。

　　(四)發(fā)現(xiàn)辦公設備(包括通訊、照明、電腦、打印機等)損壞或發(fā)生故障時，應立即向維修歸口管理部門報修，及時解決維修問題。

　　(五)淘汰的辦公設備、設施應及時與歸口管理部門聯(lián)系，辦理回收手續(xù);報廢的辦公設備、用品按有關管理規(guī)定及時清理、報廢。

　　第七條 保持辦公室內部環(huán)境整潔、衛(wèi)生。

　　(一)精心設計辦公物品擺放位置。辦公桌椅、電腦、沙發(fā)、文件柜、書籍、資料、筆記本等各項辦公用品要擺放整齊到位，做到有序、整齊、美觀。與辦公無關的私人物品盡量不要在辦公室內擺放。

　　(二)保證墻面、桌面、地面干凈、整潔。安排人員輪流值日，對室內衛(wèi)生進行經(jīng)常性打掃，每周開展一次大掃除、大清潔活動，當日衛(wèi)生垃圾必須當日清理，拖把、掃帚、垃圾簍、垃圾鏟等清潔工具要勤清洗，整齊置于不顯眼的位置擺放;辦公桌椅、沙發(fā)、文件柜等做到無灰塵，無雜物堆放，墻壁、天花板、門窗無蜘蛛網(wǎng)，地面無雜物堆放，墻上無與工作無關的畫冊、物件懸掛、張貼。

　　(三)所有人員都應自覺維護環(huán)境衛(wèi)生，均有義務完成個人物品的衛(wèi)生清潔、整理工作，保持辦公區(qū)域的清潔、衛(wèi)生、整齊、井然有序。

　　第八條 嚴守學校保密制度。

　　(一)對重要的文件資料要注意保密，及時收存，嚴禁外傳;學校限定人員傳閱的文件、資料等要注意保存，其他人員不得隨意翻閱;學校限定人員知曉的事項要注意保密，不得隨意散布。

　　(二)尚在討論研究或已形成統(tǒng)一意見，但尚未公布或發(fā)文的事項，不得擅自在校內擴散和公開。

　　(三)不得以任何形式向外界泄露學校下發(fā)的文件，印發(fā)的內部資料，未對外公布的內部事項或其他機密。

　　(四)各辦公室由院部負責人或安排專人負責收發(fā)文，收發(fā)文人員應盡量通過口頭或會議形式傳達文件精神，不能隨意將收發(fā)文郵箱密碼或公文轉發(fā)給其他工作人員和無關人員。

　　第九條 本規(guī)定自印發(fā)之日起實施。2008年4月18日印發(fā)的《廣西工程職業(yè)學院辦公室管理若干暫行規(guī)定》(桂工程院〔2008〕13號)和2014年11月14日印發(fā)的《關于加強學院辦公室建設與管理的補充規(guī)定》(桂工程院〔2014〕31號)同時廢止。